ソフトウェア開発・販売

【業務分析】【業務改善】【認証取得】を行う上で、『自動化できる作業』『記録を取る作業』をプログラムを使用しシステム化することによって、従業員の作業時間を短縮し、作業ミスをなくすことができます。単純な作業は人間が苦手とする業務はコンピュータに任せて、人間は想像力が必要な業務に集中することができます。
システムを構築する場合は、【業務分析】を十分に行い、自動化する部分を明確にします。そのうえで【業務改善】を検討することによって、合理的なデータ処理を行うことができます。この段階で、システム化（コンピュータが行っても）してもそれほど効果が望めない場合は、システム化せずに人間が業務を行うことも選択できます。つまり、システム化は手順であって、目的は業務効率を上げることです。

この点に気づかずに、システム化が目的になってしまうケースが非常に多く、システムが完成したのに業務が楽にならずに、逆に業務が増えてしまうケースもあります。最初に予算が決まっているので、その予算内でシステム化することが目的になってしまったケースで、見られる逆転現象です。

従って、業務分析を行い改善計画をしたのちに、システム化の判断します。その後で、予算を検討するか、すでに予算がある場合は、何段階かに分けてシステム化する計画に変更する必要があります。
もう一つの手法は、既に使えるシステムを利用し、それをカスタマイズ（自社に合わせて改造すること）するか、別のシステムと接続するなどの柔軟な考え方が必要です。まず、システムを使いこなすことから始めて、必要に応じてシステムを追加していくことが、最終的に目的を達成する近道となります。